エース交易は、10月22日に発表した同社株主である榊原秀雄氏株主総会の招集を請求する書面（以下「本請求」といいます。）を受領していたが、これに対し、11月2日に開催した取締役会において、同請求に基づく臨時株主総会の招集手続きをとることと、臨時株主総会開催のための基準日設定を決議した。
株主総会の開催予定日は平成24年12月下旬から平成25年1月8日迄の間とし、臨時株主総会において議決権を行使できる株主を確定するため、平成24年11月22日（木曜日）を基準日と定め、同日最終の株主名簿に記載又は記録された株主をもって、議決権を行使することができる株主とする。株主総会の開催場所は、同社本社ビル（東京都渋谷区）3階 「会議室」とする。
今回の経緯は、榊原秀雄氏が10月18日、牧田栄次、種田繁樹、元岡俊輔各取締役の解任と後任取締役の選任を目的とする臨時株主総会の招集請求をしたことによるものだ。請求理由は、①9月6日開催の取締役会の決議が、会社法に違反しているとともに、決議結果の開示は、株主、取引先等を混乱させ、引いては、会社の信用を失墜させた。②前記の三取締役が9月10日に同社ホームページに掲載したワラント売買契約書(案)等は、秘密保持契約を締結しているにもかかわらず掲載されたもので、相手方から損害賠償を受けるリスクを負う行為であるばかりか、会社の対外的信用を失墜させる行為だった―としている。このことから、今後も前記三取締役が取締役として職務執行を継続するとなれば、会社の存続が危ぶまれるため、臨時株主総会開催の請求に至ったとしている。
これに対し同社では、請求者からの臨時株主総会の招集請求の理由に関して、全取締役が一致団結して経営に取り組んでおり、会社の存続を懸念するような問題は存在していないとしている。同社の取締役会の運営方法及び開示に係る混乱については、取締役会が全会一致で合意に達し、解決済みであるとの見解を示している。